Prüfung und Wartung

Das zentrale Element im Bereich Prüfung und Wartung ist der Arbeitsauftrag. Er enthält alle relevanten Informationen für den Einsatz: 

• Kundendaten - inklusive Anschrift, abweichendem Einsatzort sowie Ansprechpartnern vor Ort. 

• Anlagendaten & Mängel - die jeweils betroffenen Anlagen werden mit allen relevanten Informationen und bestehenden Mängeln als Kopie in den Auftrag übernommen. 

• Datensicherheit - der Techniker erhält ausschließlich die für seinen Auftrag notwendigen Informationen. Ein Zugriff auf die Gesamtdaten aller Kunden ist nicht möglich. 

So wird sichergestellt, dass jeder Einsatz gezielt, effizient und datenschutzkonform durchgeführt werden kann.

Die Durchführung von Prüf- und Wartungsarbeiten erfolgt mit digitalen Checklisten. Diese können entweder aus einem bestehenden Katalog übernommen oder vollständig individuell erstellt werden – flexibel anpassbar an die Anforderungen Ihres Unternehmens.

• Prüfpunkte definieren - einzelne Prüfpunkte lassen sich präzise festlegen.

• Mängel zuweisen - möglichen Abweichungen können Prüfpunkten direkt zugeordnet werden.

• Dokumentation vor Ort - erkannte Mängel werden unmittelbar erfasst, klassifiziert und nachvollziehbar dokumentiert.

Das Ergebnis: zeitoptimierte Abläufe, präzise Ergebnisse und eine deutliche Steigerung der Qualität Ihrer Inspektionen.

Mängel lassen sich entweder direkt aus einem anlagenspezifischen Katalog auswählen oder manuell erfassen. Dabei werden alle relevanten Informationen strukturiert festgehalten:

• Dringlichkeit des Mangels

• Verantwortliche Person oder Abteilung für die Behebung

• Erforderliche Maßnahmen zur Beseitigung

Zur präzisen Dokumentation können jedem Mangel zusätzlich beliebig viele Bilder oder Videos zugeordnet werden. Dadurch wird der Zustand transparent nachvollziehbar und eine zielgerichtete Nachverfolgung sichergestellt.

Das Ergebnis: klare Prozesse, rechtssichere Dokumentation und eine lückenlose Grundlage für effiziente Instandsetzung.

Auf Basis der durchgeführten Dienstleistungen ermittelt GUEPARDO automatisch die abrechnungsrelevanten Positionen.

• Individuelle Konfiguration - in einer Matrix aus Anlagentyp und ausgeführter Aktion können die zugehörigen Artikel im Customizing gepflegt werden.

• Automatisierte Abrechnung - das System generiert die abrechenbaren Positionen zuverlässig und nachvollziehbar.

• Minimierte Fehlerquote - manuelle Eingaben entfallen weitgehend, wodurch Aufwand und Fehler in der Abrechnung deutlich reduziert werden.

Das Ergebnis: schnelle, transparente und fehlerfreie Abrechnungsprozesse.

Mit GUEPARDO lassen sich Anlagen mehrstufig und strukturiert abbilden.

• Systemseitige Filterung - mögliche Komponenten einer Anlage werden automatisch gefiltert und vorgeschlagen.

• ·Flexible Detailtiefe - der Benutzer entscheidet selbst, wie komplex und tiefgreifend ein zu prüfendes System in GUEPARDO dargestellt wird.

• Individuelle Anpassung - vom einfachen Überblick bis hin zur hochdetaillierten Struktur können Anlagen präzise und transparent gepflegt werden.

Das Ergebnis: eine exakte Abbildung Ihrer Anlagen - so detailliert, wie es Ihr Betrieb erfordert.

Ein zentraler Bestandteil von GUEPARDO ist der umfassende Hersteller- und Modellkatalog für Bauteile und Anlagen.

• Standardisierte Erfassung - bei der Aufnahme neuer Anlagen kann (und sollte) auf den Katalog zurückgegriffen werden.

• Technische Informationen - durch die Nutzung des Katalogs stehen automatisch weiterführende Daten wie Betriebsanleitungen, Prüf- und Füllanweisungen oder Zulassungen zur Verfügung.

• ·Transparenz im Einsatz - zusätzlich lässt sich nachvollziehen, bei welchen Unternehmen ein bestimmtes Modell im Einsatz ist.

Das Ergebnis: schnellere Erfassung, fundierte Informationen und ein Höchstmaß an Transparenz im Anlagenbestand

Mit GUEPARDO lassen sich Anlagen präzise in Gebäudegrundrissen (z. B. PDF oder Foto) platzieren und eindeutig visuell zuordnen. Das sorgt für maximale Übersicht und Transparenz bei Prüfungen und Wartungen.

• Visuelle Zuordnung - jede Anlage wird direkt im Grundriss dargestellt.

• Schnelle Orientierung - Techniker erkennen auf einen Blick, welche Anlagen geprüft sind und welche noch ausstehen.

• Effiziente Einsätze - vor Ort lassen sich Anlagen schneller finden und zuverlässig bearbeiten.

Das Ergebnis: optimale Übersicht, weniger Suchaufwand und ein effizienter Prüf- und Wartungsprozess.

Digitale Unterschrift des Kunden unter den Leistungsnachweis

Nachdem das System die abrechnungsrelevanten Leistungen ermittelt hat, wird dem Kunden eine transparente Aufstellung zur Prüfung und Bestätigung präsentiert. Die Unterschrift erfolgt direkt digital auf dem iPad.

• Klarer Leistungsnachweis - alle Positionen sind übersichtlich und nachvollziehbar aufgeführt.

• Rechtsverbindliche Bestätigung - der Kunde zeichnet vor Ort digital ab; die Signatur wird revisionssicher archiviert.

• Sofortige Zustellung - auf Wunsch erhält der Kunde unmittelbar eine Kopie per E-Mail; alternativ wird der signierte Leistungsnachweis automatisch der Rechnung als Anlage beigefügt.

Das Ergebnis: schnelle Freigabe, lückenlose Dokumentation und ein reibungsloser Übergang in die Abrechnung.

Erfassung von Angebotspositionen für notwendige Reparaturen

Benötigte Ersatzteile und Leistungen können vom Techniker direkt vor Ort erfasst werden. Muss die Reparatur zunächst angeboten werden, wird dies im System entsprechend gekennzeichnet.

• Direkte Erfassung vor Ort - der Techniker dokumentiert alle relevanten Positionen unmittelbar während des Einsatzes.

• Nahtloser Übergang - der Innendienst erstellt daraus mit wenigen Klicks ein verbindliches Angebot.

• Ohne Medienbruch - alle Informationen bleiben im System und stehen zentral zur Verfügung.

Das Ergebnis: schnelle Angebotserstellung, klare Nachvollziehbarkeit und ein professioneller Auftritt gegenüber dem Kunden.