Wenn Prüfberichte zum rechtlichen Risiko werden und wie Sie GUEPARDO durch revisionssichere Dokumentation davor schützt

Der Anruf kommt meist unerwartet. Die Bauaufsicht, die Versicherung oder im schlimmsten Fall ein Gericht fordert die Prüfberichte der letzten Jahre an. Jetzt zählt jedes Detail: Wurden alle Prüfschritte durchgeführt? Sind die Berichte vollständig? Können Sie nachweisen, dass Mängel rechtzeitig behoben wurden?

Für viele Brandschutzunternehmen beginnt jetzt eine hektische Suche. Ordner werden durchforstet, E-Mails durchsucht, Techniker angerufen. Nicht selten fehlen entscheidende Unterschriften, Fotos sind nicht auffindbar, oder Berichte wurden nie vollständig erstellt. Was als Routineprüfung begann, wird plötzlich zum existenziellen Risiko.

Das Problem: Dokumentationspflicht trifft auf analoge Prozesse

Die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation im Brandschutz haben sich massiv verschärft. Arbeitsstättenverordnung, Landesbauordnungen, ASR A2.2 und DGUV-Vorschriften fordern lückenlose Nachweise für alle Prüfungen und Wartungen. Gleichzeitig müssen Betreiber nachweisen, dass Mängel rechtzeitig erkannt und behoben wurden – und zwar so, dass die Dokumentation auch Jahre später noch vollständig ist.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papierprotokollen, Excel-Listen und manuell erstellten PDFs. Die Folgen:

• Unvollständige Dokumentation: Papier geht verloren, Fotos werden nicht zugeordnet, Unterschriften fehlen

• Fehlende Revisionssicherheit: Nachträgliche Änderungen ohne Protokoll – Versicherungen erkennen das nicht an

• Verlust durch fehlende Archivierung: Prüfberichte müssen 6 bis 30 Jahre aufbewahrt werden. Papierordner verschwinden, Festplatten crashen

• Haftungsrisiken: Können Sie nicht nachweisen, dass alle Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden, drohen zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen

Was bedeutet revisionssicher?

Revisionssicherheit bedeutet: Dokumente sind vollständig, unveränderbar, jederzeit auffindbar und nachvollziehbar. Im Brandschutz müssen Prüfberichte diese Kriterien erfüllen – sonst sind sie vor Gericht wertlos.

Die Lösung: GUEPARDO bietet revisionssichere Dokumentation

GUEPARDO Fire erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an revisionssichere Brandschutzdokumentation und bietet ein komplettes, rechtskonformes Archivierungssystem.

Automatische, vollständige Dokumentation

Jeder Prüfschritt wird erfasst - von der Checkliste über Fotos bis zur digitalen Unterschrift. Das System stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Am Ende entsteht ein vollständiger, rechtssicherer Bericht.

Unveränderbare Archivierung mit Änderungsprotokoll

Berichte werden unveränderbar archiviert. Jede spätere Änderung wird protokolliert und ist nachvollziehbar. Das macht Ihre Dokumentation gerichtsfest.

Zentrale, durchsuchbare Datenbank

Alle Berichte landen in einer zentralen Datenbank und können über Suchfunktionen oder QR-Codes sofort wiedergefunden werden. Ein Klick - und der Bericht von vor fünf Jahren ist da.

Die Versicherung fordert den Nachweis einer Prüfung von 2020? Früher: Stunden Suche. Mit GUEPARDO: QR-Code scannen – Bericht ist in Sekunden verfügbar, inklusive aller Fotos und Unterschriften.

Der Mehrwert: Sicherheit, Effizienz und Vertrauen

• Schutz vor Haftungsrisiken: Sie können jederzeit nachweisen, dass alle Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden

• Schnellere Reaktion: Berichte sind in Sekunden verfügbar - professionell, vollständig, rechtssicher

• Höheres Kundenvertrauen: Kunden sehen im Portal jederzeit den Status ihrer Anlagen

• Effizienzgewinn: Keine manuelle Archivierung, keine Suche nach alten Berichten mehr

Fazit: Revisionssichere Dokumentation ist Pflicht und Chance

Die rechtlichen Anforderungen werden nicht einfacher. Wer 2025 im Brandschutz tätig ist, braucht ein System, das Berichte revisionssicher archiviert und jederzeit verfügbar macht.

GUEPARDO Fire verwandelt Dokumentation vom Risikofaktor in einen Wettbewerbsvorteil. Sie schützen sich vor Haftung, gewinnen Zeit und schaffen Vertrauen bei Kunden und Behörden.

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